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IamOffice - Aide
Coordonnées et interlocuteurs
Cet écran est l'onglet Coordonnées et contacts de la fiche d'un contact.
L'onglet est partagé en deux zones :
- à gauche, l'état civil et l'adresse principale du contact ;
- à droite, ses interlocuteurs (les personnes à contacter) et ses autres adresses.
Personne physique ou société
La case Personne physique détermine la nature du contact. Lorsqu'elle est cochée, le champ Prénom est visible et le champ principal s'intitule Nom. Lorsqu'elle est décochée (société), le prénom disparaît, le champ principal devient Dénomination et les champs SIRET, N° TVA intracomm. et Code APE apparaissent.
Champs de saisie
- Nom / Dénomination : le nom de la personne ou la raison sociale de la société.
- Prénom : le prénom (personne physique uniquement).
- Email : l'adresse électronique.
- Téléphone : un ou plusieurs numéros, chacun accompagné d'un type (fixe, mobile, Autre...). L'icône de suppression retire une ligne.
- Adresse : l'adresse postale, complétée si besoin par une ligne (suite).
- Code postal et ville : le code postal, la ville et le pays.
- SIRET, N° TVA intracomm., Code APE : les identifiants de la société (sociétés uniquement).
- Soumis à E-Facturation et Adresse E-Fact. : la facturation électronique du contact (sociétés uniquement), décrites ci-dessous.
- Commentaire : une note libre sur le contact.
Des rubriques supplémentaires, propres à votre espace, peuvent s'ajouter à ces champs. Voir Paramètres des contacts.
La facturation électronique du contact
Deux informations décident du sort de ses factures, dès lors que votre espace est raccordé à la facturation électronique.
Soumis à E-Facturation
Cette case dit si le contact reçoit ses factures par la plateforme. Elle se coche d'elle-même dès qu'un SIRET est renseigné — le cas de l'immense majorité des professionnels — et il n'y a alors rien à faire.
Elle est en revanche à décocher pour un contact qui porte un SIRET sans relever de la facturation électronique : une association hors du champ de la TVA, par exemple. Un SIRET ne dit pas qu'une structure est assujettie à la TVA, et seules les entreprises assujetties échangent leurs factures par les plateformes. Décochée, la facture lui est remise comme à un particulier — vous l'éditez en PDF et la lui transmettez vous-même —, les données de la vente étant transmises à l'administration sans qu'elle passe par la plateforme.
Adresse E-Fact.
C'est l'adresse à laquelle la plateforme remet les factures de ce contact — l'équivalent d'une adresse postale pour la facturation électronique. Elle est proposée d'office avec son SIREN (les 9 premiers chiffres du SIRET), ce qui convient à la plupart des entreprises.
Certains grands comptes demandent une adresse plus précise, pour diriger la facture vers un établissement ou un service : elle est alors construite à partir du SIREN, suivi d'un complément qu'ils vous communiquent. Saisissez dans ce cas l'adresse exacte qu'ils vous ont donnée.
Boutons et actions
- Le bouton Nouvel interlocuteur ajoute une personne rattachée au contact.
- Le bouton Nouvelle adresse ajoute une adresse secondaire.
- Le menu contextuel d'un interlocuteur ou d'une adresse propose Modifier et Supprimer.
- Les boutons Ok et Annuler valident ou abandonnent la saisie en cours.
- Le bouton Choisir le compte (icône boulier) relie le contact à son compte comptable. Il n'est proposé que si vous disposez du droit correspondant.
Le contact doit d'abord être enregistré avant de pouvoir lui ajouter un interlocuteur ou une adresse.