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IamOffice - Aide
Cette page est accessible depuis le menu Paramètres, entrée E-Facturation, du module Facturation. C'est ici que vous raccordez votre espace de travail à la facturation électronique, puis que vous choisissez sa manière de fonctionner au quotidien.
La page est visible par tous les utilisateurs, mais seuls les administrateurs de l'espace de travail peuvent lancer le raccordement et changer le fonctionnement : pour les autres utilisateurs, ces réglages apparaissent grisés.
Un libellé indique en permanence si votre espace de travail est raccordé ou non raccordé à la facturation électronique. Tant qu'il n'est pas raccordé, vous ne pouvez ni envoyer ni recevoir de factures électroniques : le raccordement est la première chose à faire — et elle n'est à faire qu'une seule fois.
Le bouton Raccordement à la facturation électronique ouvre la fenêtre de raccordement.
Vous y choisissez votre adresse électronique de facturation : l'adresse à laquelle les autres entreprises vous trouvent pour vous envoyer leurs factures — l'équivalent, pour la facturation électronique, d'une adresse postale. Le choix le plus simple, et le choix conseillé, est votre numéro SIREN seul : le champ est d'ailleurs pré-rempli avec le SIREN tiré du SIRET de votre société. D'autres formes d'adresse existent, construites à partir du SIREN, pour les organisations qui ont besoin de distinguer plusieurs adresses, par établissement ou par service.
Après validation, une confirmation vous est demandée par la saisie du mot « OUI » : le raccordement engage votre entreprise, cette confirmation écarte tout démarrage accidentel.
La suite de la démarche se déroule chez la plateforme d'échange, dans un nouvel onglet qui s'ouvre alors : vous y créez votre compte, justifiez de votre identité et donnez votre autorisation.
Le raccordement demande que la fiche de votre société soit complète. Le SIRET et le régime de TVA sont toujours nécessaires ; si vous êtes assujetti à la TVA (régime réel normal ou réel simplifié), il faut aussi le mode de fonctionnement de la TVA, la fréquence de déclaration et le numéro de TVA intracommunautaire. L'IBAN et le BIC sont facultatifs, mais doivent être exacts s'ils sont renseignés. S'il manque une information, un message vous l'indique et vous propose d'aller la compléter directement dans la fiche de la société.
Une fois l'espace raccordé, le bouton reste utile : la fenêtre affiche alors votre adresse de facturation, qui ne peut plus être changée ici.
Il peut arriver — c'est exceptionnel — que la plateforme n'accepte plus les autorisations de votre espace : plus aucun échange n'aboutit (ni envoi, ni réception, ni statut), alors que la page indique toujours raccordé. Quand cette situation est détectée, la page l'affiche en toutes lettres : « Le raccordement ne fonctionne plus », avec un bouton Relancer le raccordement.
La relance, réservée aux administrateurs et confirmée par la saisie du mot « OUI », efface les autorisations périmées : l'espace repasse en non raccordé, et le bouton de raccordement vous permet de refaire le parcours d'autorisation sur le site de la plateforme, comme la première fois.
Émettre et recevoir sont deux choses distinctes. Vous pouvez émettre dès que votre espace est raccordé ; pour recevoir, il faut en plus que votre adresse de facturation électronique soit inscrite à l'annuaire de la réforme — c'est lui qui indique à la plateforme de votre fournisseur où vous joindre. Cette inscription est demandée automatiquement à votre raccordement.
La page vous en donne l'état, et le bouton Vérifier l'inscription à l'annuaire le réinterroge à tout moment :
Tant que l'inscription n'est pas acquise, une explication est affichée juste sous l'état, en petits caractères : elle indique l'adresse recherchée, ce que la plateforme a répondu et, le cas échéant, le motif du refus. Citez-la nous si vous nous contactez, elle nous dit tout de suite où se situe le problème.
Une fois l'espace raccordé, trois fonctionnements vous sont proposés (tant que l'espace n'est pas raccordé, ce choix est grisé) :
Chaque changement affiche sa conséquence et doit être confirmé par la saisie du mot « OUI ». Si vous renoncez, le choix précédent est rétabli.
La page rappelle, à titre d'information, les données de votre société sur lesquelles la facturation électronique s'appuie : le SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire, le régime de TVA, le mode de fonctionnement de la TVA, la fréquence de déclaration de la TVA, l'IBAN et le BIC.
Ces informations ne se modifient pas ici : le lien Modifier ces données vous amène directement dans la fiche de la société (le module de facturation est alors quitté).