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IamOffice - Aide
Cette page est accessible depuis le menu Factures et devis du module Facturation.
Elle affiche la liste des factures, avoirs, devis, affaires prévisionnelles et règlements. Elle constitue l'écran principal du module de facturation et permet de gérer l'ensemble du processus de vente, de l'établissement d'un devis jusqu'à l'encaissement.
Les éléments sont triés par défaut par date décroissante. Le clic sur une ligne ouvre la fiche de l'élément. La liste se met à jour automatiquement lorsque des modifications sont effectuées.
Description des colonnes de la liste des éléments :
Lorsque la facturation électronique est active, la colonne e-fac indique où en est la facture auprès de la plateforme d'échange. Cet état progresse tout seul, au fil des réponses de la plateforme : la plupart des états n'appellent aucune action. Deux d'entre eux, affichés en rouge, signalent au contraire que la facture n'est pas arrivée et attendent une intervention de votre part.
Description des états possibles :
Le motif exact du rejet est toujours consultable : ouvrez l'Historique e-facture depuis le mini-menu de la ligne, et lisez la colonne Message du dernier événement.
La correction se fait en trois temps :
Un rejet ne remet en cause ni la numérotation ni la comptabilité : la facture rejetée reste dans votre liste, avec son état, et l'historique en garde la trace.
Plusieurs critères permettent d'affiner l'affichage des éléments :
Filtre par période : Deux champs de date permettent de définir une période de recherche. Par défaut, les douze derniers mois sont affichés. La modification de ces dates rafraîchit automatiquement la liste.
Filtres par type : Des cases à cocher permettent d'afficher ou masquer chaque type d'élément. Au démarrage, tous les types sont affichés, sauf les règlements qui sont décochés par défaut. En cliquant sur l'icône située à côté d'une case, un menu propose des filtres plus détaillés selon l'état :
Filtres complémentaires : Trois champs supplémentaires permettent un filtrage fin :
Ces filtres s'appliquent instantanément lors de la saisie.
En bas de la liste, quatre totaux sont calculés automatiquement sur les éléments affichés :
Ces totaux évoluent en temps réel selon les filtres appliqués.
Le bouton Nouveau..., visible uniquement si vous disposez du droit de modification de la facturation, ouvre un menu permettant de créer :
Un nouvel élément est toujours créé à l'état brouillon, ce qui permet de le modifier avant validation.
Chaque ligne de la liste dispose d'un mini-menu accessible en cliquant sur l'icône en bout de ligne. Les actions proposées varient selon le type et l'état de l'élément.
Modification : Ouvre la fiche de l'élément pour modification. Cette action est disponible pour les éléments à l'état brouillon (le clic sur la ligne a le même effet).
Suppression : Supprime définitivement l'élément. Seuls les éléments à l'état brouillon peuvent être supprimés.
Changement d'état : Les entrées Marquer comme... font évoluer l'état d'un élément :
Finalisation : L'entrée Finaliser la facture (ou Finaliser l'avoir) rend l'élément définitif et non modifiable. Elle est réservée aux factures et aux avoirs, aux états brouillon ou verrouillé.
Règlements : Pour les factures finalisées, deux actions sont disponibles :
Historique e-facture : L'entrée Historique e-facture n'est proposée que si l'élément dispose d'un état de facturation électronique. Elle ouvre la fenêtre d'historique qui retrace tous les événements survenus sur le document auprès de la plateforme d'échange, du plus ancien au plus récent.
Envoi en facturation électronique : L'entrée Envoyer e-facture est proposée pour une facture (ou un avoir) finalisée d'un client français qui n'a encore aucun état dans la colonne e-fac : c'est le cas des factures finalisées sous le fonctionnement Envois manuels (voir les paramètres de la facturation électronique), et de celles finalisées avant le raccordement de l'espace ou pendant une pause. Une confirmation rappelle le client, la date, le montant TTC et le numéro, puis la facture est déposée exactement comme l'aurait fait l'envoi automatique.
Renvoi en facturation électronique : L'entrée Renvoyer e-facture n'est proposée que si la facturation électronique est active et si l'envoi de la facture à la plateforme s'est soldé par un échec de l'envoi (icône rouge dans la colonne e-fac) : dans ce cas, rien n'est parti et le renvoi peut être rejoué à l'identique. Une confirmation rappelle le client, la date, le montant TTC et le numéro. Le résultat du renvoi est affiché immédiatement, et l'état de la facture est mis à jour dès que la plateforme a traité l'envoi.
Édition : L'entrée Éditer en PDF génère le document PDF de l'élément. Elle est proposée pour les devis et les affaires prévisionnelles quel que soit leur état, et pour les factures et avoirs finalisés.
L'édition en PDF ou Excel permet d'exporter la liste des éléments selon les critères actuellement affichés.
PDF : Génère un document PDF de la liste des éléments correspondant aux filtres actifs.
Excel : Génère un fichier Excel de la liste pour permettre une exploitation ultérieure des données.
Conversion : La conversion ne concerne que les devis et les affaires prévisionnelles à l'état brouillon : un devis peut être converti en affaire prévisionnelle, et réciproquement. L'élément change alors simplement de type.
Duplication : Les entrées Dupliquer en tant que... (nouvelle facture, nouveau devis, nouvel avoir, nouveau prévisionnel) créent un nouvel élément, à l'état brouillon, à partir de l'élément existant. La fiche du nouvel élément s'ouvre alors, pré-remplie avec le contenu de l'élément d'origine, ce qui permet de l'ajuster avant de l'enregistrer. C'est ainsi que se fait le passage d'un devis à une facture : l'entrée Dupliquer en tant que nouvelle facture n'est proposée pour un devis que s'il est signé, ou s'il a déjà été facturé (refacturation).
Correspondance : Pour un devis facturé, l'entrée Voir la facture correspondante ouvre la facture créée à partir de ce devis. Inversement, depuis une telle facture, l'entrée Voir le devis correspondant ouvre le devis d'origine.
Le bouton représentant un boulier enregistre dans la comptabilité les écritures des factures et avoirs finalisés actuellement affichés. Pour un élément unique, l'entrée Passer en comptabilité du mini-menu a le même effet.
Ce bouton et cette entrée n'apparaissent que si vous disposez du droit de passage en comptabilité, et si le paramètre Déclenchement du passage en comptabilité (paramètres Généraux) vaut À la demande. Lorsque ce paramètre vaut Lors de la finalisation des factures, le passage en comptabilité s'effectue automatiquement à la finalisation. Pour plus de détails, voir Liaison avec la comptabilité.
Les règlements apparaissent dans la liste et sont filtrés comme les autres éléments. Le mini-menu d'un règlement permet de le modifier. La suppression d'un règlement s'effectue depuis la fenêtre des règlements de la facture.
Lorsque la facturation électronique est active pour votre espace de travail, les règlements d'une facture déjà transmise à la plateforme d'échange y sont déclarés automatiquement — les acomptes comme le solde. Ces données de paiement sont exigées par la réglementation, la TVA des prestations de services n'étant due qu'à l'encaissement. La facture passe à l'état Encaissée dans la colonne e-fac lorsqu'elle est intégralement réglée ; un acompte est déclaré sans changer cet état, et se retrouve dans l'Historique e-facture.