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La facturation électronique

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Cette page présente la facturation électronique dans son ensemble : pourquoi elle existe, ce qu'elle impose, et le parcours à suivre dans IamOffice, étape par étape. Chaque étape renvoie vers la page d'aide qui la détaille.

Pourquoi la facturation électronique

La France a engagé une réforme qui change la manière dont les entreprises se facturent entre elles : les factures entre professionnels établis en France ne s'échangent plus directement (papier, PDF par courriel...), mais transitent par des plateformes agréées par l'administration, dans un format structuré lisible par les logiciels. Les objectifs affichés sont la lutte contre la fraude à la TVA, le pré-remplissage des déclarations, la réduction des coûts de traitement et un meilleur suivi des délais de paiement.

La réforme comporte deux obligations distinctes :

L'e-invoicing : émettre et recevoir les factures entre professionnels français par l'intermédiaire des plateformes agréées.
L'e-reporting : pour les ventes qui ne passent pas par ce circuit (clients particuliers, clients étrangers), transmettre à l'administration les données de transaction et de paiement.

Le calendrier est le suivant :

1er septembre 2026 : toute entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent en outre les émettre sous cette forme.
1er septembre 2027 : l'obligation d'émission s'étend à toutes les entreprises (PME, TPE, micro-entreprises).

Même si vous n'émettez pas encore, vos fournisseurs peuvent déjà vous adresser des factures électroniques : l'obligation de réception concerne toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026. C'est la raison pour laquelle le raccordement est la première étape du parcours.

Comment cela fonctionne

Chaque entreprise est raccordée à une plateforme agréée, et un annuaire national recense l'adresse électronique de facturation de chacune. Quand vous finalisez une facture pour un client professionnel, elle part vers votre plateforme, qui la remet à celle de votre client ; les factures de vos fournisseurs vous parviennent par le même chemin, en sens inverse. Chaque facture porte ensuite un cycle de vie : des états normalisés (transmise, approuvée, refusée, encaissée...) échangés entre les plateformes, qui vous renseignent sans que vous ayez à relancer.

IamOffice est intégré à une plateforme agréée partenaire : tout le parcours — raccordement, envoi, réception, suivi des états — se fait dans le logiciel, sans compte à créer ailleurs ni document à déposer à la main. Le fichier échangé est au format Factur-X : un PDF lisible comme une facture ordinaire, qui embarque les données structurées exigées par la réglementation.

La facturation électronique est un module de {nom}, avec son abonnement propre — comme la comptabilité et la facturation. Sa date d'expiration s'affiche et se renouvelle sur la page Votre compte. Si l'abonnement expire, les échanges sont suspendus (plus d'envoi, plus de réception, menus masqués) mais rien n'est perdu : votre raccordement, votre adresse et l'historique restent en place, et tout reprend au renouvellement. Pensez simplement à ne pas laisser passer l'échéance : les factures que vos clients vous adressent pendant la suspension ne vous parviennent pas.

Le parcours dans IamOffice

Le parcours complet comporte cinq étapes de mise en place, puis le fonctionnement au quotidien :

Compléter les données de votre société (Paramètres de votre société)
Raccorder votre espace de travail (Facturation électronique)
Choisir le fonctionnement — automatique, manuel, pause (Facturation électronique)
Préparer les fiches de vos clients (La fiche d'un contact)
Établir, envoyer et suivre vos factures (Factures et devis) ; recevoir celles de vos fournisseurs (Factures reçues)

Étape 1 — Compléter les données de votre société

La facturation électronique s'appuie sur les informations de la fiche de votre société : elles doivent être complètes et exactes avant le raccordement. Ce qui est exigé dépend de votre situation fiscale :

Vous êtes assujetti à la TVA (régime réel normal ou réel simplifié) : le SIRET, le régime de TVA, le mode de fonctionnement de la TVA (débits ou encaissements), la fréquence de déclaration et le numéro de TVA intracommunautaire sont tous nécessaires.
Vous êtes en franchise en base (article 293 B du CGI) ou hors du champ de la TVA : le SIRET et le régime suffisent. La mention d'exonération obligatoire est ajoutée automatiquement sur vos factures, et les données structurées du fichier Factur-X portent d'elles-mêmes le code d'exonération réglementaire correspondant à votre régime — sans intervention de votre part (voir les mentions). Seule exigence en contrepartie : vos lignes de facture ne doivent porter aucun taux de TVA (choisissez le taux à 0,00 %) — la finalisation le vérifie et vous le signale.

L'IBAN et le BIC sont facultatifs, mais recommandés si vos clients vous règlent par virement : ils figurent alors dans la facture électronique. S'ils sont saisis, ils doivent être valides.

S'il manque une information au moment du raccordement, rien n'est perdu : un message vous l'indique et vous propose d'aller compléter directement la fiche de la société.

Étape 2 — Raccorder votre espace de travail

Le raccordement se lance depuis les paramètres de la facturation électronique (menu Paramètres, entrée E-Facturation du module Facturation). Il n'est à faire qu'une seule fois, et seul un administrateur de l'espace peut le lancer.

Vous y choisissez votre adresse électronique de facturation — l'adresse à laquelle l'annuaire national vous référence. Le plus simple, et le choix conseillé, est votre SIREN, proposé d'office. Après une confirmation forte (saisie de « OUI »), le parcours d'autorisation de la plateforme s'ouvre dans un nouvel onglet : création du compte, vérification d'identité, autorisation. Gardez IamOffice ouvert pendant ce temps : au retour, le raccordement est confirmé automatiquement.

Selon votre situation :

Espace jamais raccordé : le parcours ci-dessus s'applique.
Espace déjà raccordé : la fenêtre de raccordement affiche votre adresse de facturation, en lecture seule ; il n'y a rien à refaire.
Vous n'êtes pas administrateur : la page est consultable, mais le raccordement et les réglages sont grisés — rapprochez-vous d'un administrateur de votre espace.

Étape 3 — Choisir le fonctionnement

Une fois raccordé, trois fonctionnements sont proposés dans la même page de paramètres :

Envois automatiques et réceptions automatiques : le fonctionnement normal, recommandé — chaque facture finalisée part d'elle-même, les factures reçues et les états arrivent seuls.
Envois manuels et réceptions automatiques : pour garder la main sur chaque envoi, par exemple pendant une période de prise en main ; il faut alors penser à envoyer chaque facture depuis la liste.
Aucun envoi et aucune réception : la pause complète, à réserver aux situations exceptionnelles — pendant la pause, ce qui vous est adressé risque d'être définitivement perdu.

Étape 4 — Préparer les fiches de vos clients

L'adressage d'une facture dépend de la situation du client, portée par sa fiche :

Client professionnel français : son SIRET est indispensable, et la case Soumis à E-Facturation de sa fiche doit rester cochée (elle l'est d'office). L'Adresse E-Fact., proposée avec son SIREN, est celle à laquelle la plateforme lui remet ses factures — à remplacer seulement si ce client vous a communiqué une adresse plus précise (grand compte adressé par établissement ou par service).
Client particulier : pas de SIRET à saisir ; sa facture ne passe pas par l'annuaire, et les données exigées par l'administration (e-reporting) sont transmises automatiquement, sans démarche de votre part.
Client professionnel non assujetti à la TVA (association hors du champ, par exemple) : il porte un SIRET mais ne relève pas de la facturation électronique — décochez Soumis à E-Facturation dans sa fiche. Sa facture est alors traitée comme celle d'un particulier : vous la lui remettez vous-même, les données de la vente étant transmises à l'administration.
Client qui devrait être raccordé mais ne l'est pas (il n'a pas encore choisi sa plateforme) : sa facture s'arrête en Échec de l'envoi, avec le motif dans l'historique. Éditez-la en PDF pour la lui transmettre, invitez-le à se raccorder, puis réessayez plus tard par Renvoyer e-facture — chaque tentative reste tracée.
Client étranger : renseignez son pays réel ; ses factures ne transitent pas par l'échange entre plateformes françaises.

Un SIRET absent ou erroné est la première cause de facture en échec ou rejetée : un contrôle de complétude des fiches clients avant la première émission épargne bien des allers-retours.

Étape 5 — Établir vos factures

La saisie d'une facture ne change presque pas, mais la réglementation exige quelques données nouvelles, que le logiciel contrôle à la finalisation — le moment où la facture devient définitive et part en facturation électronique :

La nature de chaque ligne, bien ou service, matérialisée par une icône (caddie ou marteau). Une ligne créée depuis un article hérite de la nature de l'article ; une ligne libre prend la nature par défaut, modifiable par le mini-menu de la ligne.
Les mentions obligatoires (pénalités de retard, indemnité de recouvrement, escompte...), insérées d'office sur chaque facture depuis le fichier des mentions.
Pour un avoir, la référence de la facture d'origine : elle est reprise automatiquement quand l'avoir est créé par duplication d'une facture — la méthode conseillée — et demandée dans une fenêtre dédiée sinon.

Si une de ces données manque, la finalisation est refusée avec un message qui désigne précisément ce qu'il faut compléter : rien ne peut partir incomplet.

Étape 6 — L'envoi et le suivi des états

En fonctionnement normal, la facture part à la finalisation, sans action de votre part. Son parcours se suit ensuite dans la colonne e-fac de la liste des factures et devis, dont l'état progresse tout seul au fil des réponses de la plateforme. Trois situations demandent votre attention :

Échec de l'envoi (en rouge) : la plateforme n'a pas pu être jointe, rien n'est parti — l'envoi se rejoue tel quel par l'entrée Renvoyer e-facture du mini-menu.
Rejetée par la plateforme (en rouge) : la facture a été déposée mais refusée pour un motif de forme. Lisez le motif dans l'Historique e-facture, corrigez la donnée en cause, puis établissez une nouvelle facture — le parcours détaillé est décrit dans la page Factures et devis, section Que faire d'une facture rejetée.
Refusée : votre client a refusé la facture, avec un motif normalisé visible dans l'historique — la suite se règle avec lui.

Tous les autres états (en cours, transmise, prise en charge, approuvée, encaissée) n'appellent aucune action.

Étape 7 — La réception des factures de vos fournisseurs

Les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent seules dans la page Factures reçues ; une bulle vous signale chaque nouveauté. Pour chacune, trois attitudes possibles :

Ne rien faire : la facture est reçue, consultable et archivée ; c'est suffisant dans la plupart des cas.
La prendre en charge ou l'approuver : un confort de suivi, qui informe votre fournisseur de l'avancement.
La refuser : le refus a une portée réglementaire ; son motif, obligatoire, se choisit dans une liste normalisée.

Étape 8 — Les règlements et l'encaissement

Vos règlements sont déclarés à la plateforme au fur et à mesure, acomptes compris : c'est ce que la réglementation appelle les données de paiement. Elles sont indispensables pour les prestations de services, dont la TVA n'est exigible qu'à l'encaissement — savoir qu'une facture a été émise ne dit pas quand la TVA devient due, seul le paiement le dit.

Là encore, aucune démarche : tenir ses règlements à jour dans IamOffice suffit. Chaque règlement enregistré est déclaré peu après, et la facture passe à l'état Encaissée lorsqu'elle est intégralement réglée.

Ces déclarations ne partent pas à l'instant même où vous enregistrez un règlement : elles sont regroupées et transmises peu après, automatiquement. C'est volontaire — une erreur de saisie corrigée dans la foulée n'est ainsi jamais déclarée. Vous n'avez rien à surveiller : ce qui a été corrigé part corrigé, et une correction plus tardive est rectifiée d'elle-même auprès de la plateforme.

L'archivage

La réglementation impose de conserver les factures électroniques dans leur forme d'origine. IamOffice archive automatiquement chaque facture émise au moment de sa finalisation, et chaque facture reçue à son arrivée : toute édition ultérieure ressort le document original, à l'octet près. Aucun classement manuel n'est nécessaire.

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