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Fiche d'une facture

Cette page permet de créer ou modifier une facture, un avoir, un devis ou une affaire prévisionnelle. La partie droite de la fenêtre affiche en temps réel des vignettes d'aperçu du document PDF : un clic sur une vignette permet de l'agrandir.

Entête de la facture

L'entête contient les informations principales du document :

• Date : Date d'émission du document. Cette date est importante car elle peut influencer les prix des articles (si ceux-ci ont des tarifs évolutifs) et la date d'échéance.
• Numéro : Numéro unique du document, attribué automatiquement lors de la finalisation, selon le format configuré dans les paramètres. Ce numéro n'est pas modifiable.
• Règlement : Mode de règlement attendu pour ce document (virement, espèces, etc.). Ce champ est obligatoire
• Échéance : Règle de calcul de la date d'échéance du paiement. Ce champ est obligatoire
• Contact : Contact concerné par le document. Le bouton Afficher permet de consulter et modifier les détails de ce contact, tandis que le bouton Choisir permet de sélectionner un autre contact.

Lignes de la facture

Le corps de la facture contient les lignes de prestations ou de produits :

• Ligne de détail : Une prestation ou un produit, avec ses colonnes Quantité, Unité, Montant HT, TVA, Remise et Total HT
• Groupe : Un en-tête de groupe permettant d'organiser les lignes (par chantier, par prestation, etc.). Pour un groupe, le choix Montants sur : Lignes / Montants sur : Groupe / Montants sur : Lignes et groupe définit où les montants sont imprimés.

La colonne N porte la nature de la ligne : une livraison de bien ou une prestation de service, indiquée par une icône dont le survol donne le libellé. Une ligne créée depuis le catalogue tient sa nature de l'article et ne peut pas en changer ; une ligne saisie librement reçoit la nature par défaut des paramètres de la facturation et se bascule d'une nature à l'autre, soit par son mini-menu, soit par un clic sur son icône. La facture électronique en déduit la nature de l'opération : biens, services, ou les deux si les deux natures coexistent sur la facture.

Une ligne qui ne coûte rien — un simple commentaire, une quantité nulle ou un montant nul — n'a pas de nature et n'affiche donc pas d'icône : elle ne donne d'ailleurs aucune écriture au passage en comptabilité. La nature revient dès que la ligne a de nouveau un montant. Une facture ou un avoir ne peut pas être validé tant qu'une ligne facturée n'a pas sa nature.

Chaque ligne dispose d'un mini-menu permettant de la modifier, de la dupliquer, de la supprimer, et d'en changer la nature — la nature en place y est cochée. Les lignes peuvent être réorganisées par glisser-déposer.

Boutons d'ajout

• Ligne : Ajoute une nouvelle ligne à compléter manuellement
• Groupe : Ajoute un nouveau groupe de lignes
• Article : Ouvre la fenêtre de choix d'un article, qui est ensuite ajouté en tant que nouvelle ligne
• Remises... : Ouvre un menu de remise globale sur le document : remise de 5 % à 50 %, Autre remise... pour saisir un pourcentage libre, et Effacer toutes les remises
• TVA par défaut : Cette liste déroulante définit le taux de TVA proposé par défaut pour les nouvelles lignes

Calcul des totaux

Les totaux affichés en pied du document (Montant HT, Montant TVA, Montant TTC, Remises TTC, et pour une facture Montant réglé et Reste à payer) sont recalculés en temps réel à chaque modification :

• Le total HT de chaque ligne est arrondi au centime (quantité × montant unitaire HT, remise déduite).
• Le montant de TVA est calculé par taux : pour chaque taux utilisé, la TVA est calculée sur le total HT des lignes de ce taux, puis arrondie au centime. C'est la règle d'usage en facturation, qui peut donner un résultat différent (d'un centime) d'un calcul de TVA ligne par ligne.
• Le montant TTC est la somme du total HT et du total de TVA.

Pied de la facture

Le pied du document contient :

• Mentions : La liste des mentions présentes sur le document, avec leur position. Une mention se positionne en entête ou en pied de la facture. Le bouton Mention permet de choisir une mention et de l'ajouter au document.
• Commentaire privé : Zone de texte libre, non imprimée sur le document

Totaux

Les totaux sont calculés automatiquement en temps réel :

• Montant HT : Montant hors taxes
• Montant TVA : Montant de la taxe sur la valeur ajoutée
• Montant TTC : Montant toutes taxes comprises
• Remises TTC : Montant total des remises
• Montant réglé : Somme des règlements reçus, affiché uniquement pour une facture. L'icône représentant un œil, à côté de ce montant, affiche le détail des règlements de la facture.
• Reste à payer : Montant restant dû, affiché uniquement pour une facture

La facture d'origine d'un avoir

Un avoir doit indiquer quelle facture il vient corriger : c'est une exigence de la réglementation lorsque l'espace est raccordé à la facturation électronique.

• Quand l'avoir est créé par duplication d'une facture — la méthode conseillée — cette référence est reprise automatiquement : il n'y a rien à faire.
• Quand l'avoir est créé de toutes pièces, une fenêtre s'ouvre pour saisir le numéro et la date de la facture d'origine. Elle se propose à la création, sans rien imposer, et revient à la finalisation si la référence manque encore — la finalisation est abandonnée tant qu'elle n'est pas complétée.
• Le bouton Facture d'origine de la fiche permet à tout moment de consulter cette référence, ou de la saisir tant que l'avoir est modifiable.

Finalisation

Le bouton Finaliser la facture (ou Finaliser l'avoir) valide le document et le rend définitif et non modifiable. Il n'est visible que pour une facture ou un avoir à l'état brouillon.

Avant de rendre le document définitif, plusieurs points sont contrôlés ; si l'un d'eux n'est pas satisfait, la finalisation est refusée avec un message qui désigne précisément ce qu'il faut compléter :

• chaque ligne facturée doit avoir sa nature (bien ou service) ;
• les mentions que la loi impose (pénalités de retard, indemnité de recouvrement, escompte) doivent être présentes sur le document ;
• le pays de votre société et celui du client doivent être renseignés ;
• pour un avoir, la facture d'origine doit être connue (voir ci-dessus).

Si votre espace de travail est raccordé à la facturation électronique et que les envois automatiques sont actifs, la finalisation envoie d'abord la facture électronique : le document n'est rendu définitif que si ce dépôt aboutit. Si l'envoi échoue — plateforme injoignable, ou facture qu'elle ne peut pas accepter — la finalisation est abandonnée avec un message qui en donne la cause : la facture reste en brouillon, toujours modifiable, et vous recommencez après correction ou plus tard. Jamais, donc, de facture figée qui ne serait jamais partie. Le parcours du document envoyé se suit ensuite dans la colonne e-fac de la liste des factures et devis.

Si l'espace est raccordé mais que l'envoi ne partira pas de lui-même — facturation électronique en Envois manuels, en pause, ou abonnement expiré — la confirmation de finalisation le signale explicitement, et rappelle qu'il faudra envoyer la facture manuellement (entrée Envoyer e-facture du mini-menu).

Éditer en PDF

Le bouton PDF génère le document PDF, prêt à être envoyé au client ou imprimé. Pour une facture ou un avoir, ce bouton reste désactivé tant que le document n'est pas finalisé. Les devis et affaires prévisionnelles peuvent être édités sans finalisation.

Consultation d'une facture reçue

Cette même fiche sert à consulter une facture électronique reçue d'un fournisseur, ouverte depuis la page Factures reçues. Elle s'affiche alors en lecture seule, son titre portant la mention non modifiable, et l'aperçu PDF n'est pas affiché. Le bouton PDF télécharge le PDF de la facture reçue. Seule la zone Commentaire privé peut être modifiée : le bouton Ok enregistre ce commentaire interne, qui n'est pas transmis au fournisseur.

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